Provincie Noord-Brabant: aanbestedingsvorm die naadloos aansluit bij gewenste resultaat

Rol V&S: inventarisatie wensen en eisen, opstellen aanbestedingsdocumenten, begeleiden aanbestedingsprocedure en contractering

Vaak verzorgt V&S de aanbestedingsprocedure als wij ook betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van een project, bijvoorbeeld een bodemsanering. Dat u onze expertise ook kunt inzetten voor enkel het voorbereiden en begeleiden van aanbestedingsprocedures en bijbehorende contractering, laat dit project zien. Ap Kemmeren begeleidde voor de Provincie Noord-Brabant meerdere losse aanbestedingsprocessen. Hij regisseerde hierbij de aanbestedingsprocedure en stelde het aanbestedingsdocument op, waaronder de keuze van geschiktheidseisen en gunningscriteria. Het doel: het vertalen van de gekozen projectaanpak of profiel van de ideale opdrachtnemer in een aanbestedingsvorm die daar naadloos bij aansluit.

Grondige inventarisatie proceseisen en eindresultaat

Wanneer V&S puur voor het aanbestedingsproces wordt ingezet, starten wij met een grondige inventarisatie van de proceseisen en wensen aan het eindresultaat. Zoals vaak het geval is, begint V&S dus bij het beoogde einddoel. Ap: “We onderzoeken dan vragen als: Hoe ziet het uit te voeren project eruit? Wat zijn kritische, afwijkende of bepalende factoren? Wat is het profiel van de ideale opdrachtnemer dat daarbij past? Hoe ziet de markt eruit? Zijn er veel of weinig spelers en waarin onderscheiden zij zich? Pas als dat stuk helemaal tot in detail in beeld is, kunnen we de aanbestedingsvorm bepalen. Ons doel is helder: we willen uiteindelijk komen tot een contract dat goed past: voor zowel de opdrachtgever als voor de opdrachtnemer.”

Aanbestedingsdocument: geformuleerd versus gewenst

“Vervolgens gaan we in op de inhoud van het aanbestedingsdocument; de randvoorwaarden en eisen aan het uit te voeren project. Het is belangrijk dat het geformuleerde eindresultaat ook daadwerkelijk het gewenste eindresultaat is. Daar vragen wij echt op door: is dit inderdaad wat de opdrachtgever wil? Staan alle eisen beschreven? En zijn het ook echt harde eisen of zou het toch ook anders mogen? Ook op andere punten gaan we de diepte in: wat is nodig aan inschrijvingsstukken om een goed beeld te geven van hetgeen feitelijk aangeboden wordt? Geeft dit voldoende basis om de uitvoering van het werk te controleren? Levert de aanbieding voldoende inzicht in de (financiële) risico’s van het werk? Wat is van belang voor de aanbesteder om tot gunning te komen? Het gaat daarbij niet alleen om de laagste prijs, maar ook om kwaliteitseisen, garanties, alternatieven, duurzaamheidsdoelstellingen, et cetera”, vertelt Ap.

Aanbestedingsdocument waar iedereen achter staat

V&S gaat met de verzamelde informatie aan de slag en start met de vertaling naar het aanbestedingsdocument. Hierbij wordt een evenwicht gezocht tussen het doel van de aanbesteding, de beschikbare info, gunnings- en selectie-eisen. Die laatste worden afgestemd op de omvang en aard van de markt’. Ap: “Je wil aan de ene kant niet meer eisen stellen dan strikt noodzakelijk, terwijl je aan de andere kant ook wil dat enkel de partijen inschrijven die serieus kans maken op gunning van de opdracht. Uiteraard volgen wij de wettelijke regels en onderliggende basale aanbestedingsprincipes - open, eerlijk, transparant, gelijke informatie, objectief – nauwgezet. Met alle input stellen wij een eenduidige en transparante projectomschrijving en -structuur op. Ons doel is om uiteindelijk te komen tot een doordacht aanbestedingsdocument, inclusief daadwerkelijk bruikbare gunningscriteria en gekozen inschrijvingsbescheiden, waar inhoudelijk betrokkenen volledig achter staan en dat het gewenste eindresultaat oplevert.”